Heilsufarsskoðun teymis

Vikulegar heilsufarsskoðanir teyma hjálpa til við að greina vandamál snemma. Könnunin tekur innan við 2 mínútur og fylgist með sex staðfestum víddum: vinnuþátttöku, sálfræðilegu öryggi, skýrleika markmiða, stuðningi frá skipulagsheildinni og streitustigi.

Hver spurning kemur úr ritrýndum sálfræðilegum rannsóknum. Notaðu þetta til að greina kulnun snemma, fylgjast með sálfræðilegu öryggi, koma auga á óskýra forgangsröðun og mæla áhrif skipulagsbreytinga.

Hvað er mælt

Vinnuþátttaka (UWES-3): Þrjár spurningar sem mæla þrótt, helgun og djúpsökun. Hátt skor á öllum þremur bendir til flæðisástands. Þegar þróttur minnkar en djúpsökun helst mikil bendir það til kulnunar: unnið er mikið en orkan er á þrotum.

Sálfræðilegt öryggi: „Ef ég geri mistök í teyminu mínu er það ekki notað gegn mér.“ Verkefni Aristóteles hjá Google (Project Aristotle) leiddi í ljós að þessi þáttur útskýrði 43% af breytileika í frammistöðu hjá 180 teymum. Án öryggis fela starfsmenn vandamál og forðast áhættu.

Skýrleiki markmiða: Hvort fólk veit að hverju það á að vinna þessa vikuna. Óvissa skapar kvíða. Að vera upptekinn en með óljósa forgangsröðun er vinna án árangurs.

Stuðningur frá skipulagsheildinni: Hvort fólk hafi þau úrræði sem það þarf til að vinna vinnuna sína. Mikið vinnuálag með stuðningi er viðráðanlegt. Mikið vinnuálag án stuðnings leiðir til kulnunar.

Streita og kulnun: Núverandi streitustig með skilyrtum eftirfylgnispurningum ef skor er hátt. Könnunin spyr hvað veldur: vinnuálag, skilafrestir, óljósar væntingar, truflanir, skortur á úrræðum, ágreiningur í teymi eða skipulagsbreytingar.

Opin endurgjöf: Valfrjáls reitur fyrir opinn texta.

Hönnun spurninga

Hver spurning kemur frá staðfestum sálfræðilegum mælitækjum með útgefna tölfræði um áreiðanleika.

UWES-3: Vinnuþátttaka

Ofurstutti vinnuþátttökukvarðinn (Ultra-Short Work Engagement Scale) var þróaður fyrir tíðar mælingar. Staðfestingarrannsóknir staðfestu áreiðanleika (Cronbach’s alpha > 0,77) og styttu um leið könnunina um 82% miðað við allan 17 atriða kvarðann.

Þrjár víddir:

  • Þróttur: „Í vinnunni minni finnst mér ég full/ur af orku.“ Líkamlegt og andlegt þrek.
  • Helgun: „Ég er áhugasöm/samur um starfið mitt.“ Tilfinningaleg tenging við verkið.
  • Djúpsökun: „Ég er niðursokkin/n í vinnuna mína.“ Hugræn þátttaka.

Einstaklingur getur skorað hátt á djúpsökun á meðan þróttur minnkar - það er kulnun. Mikill þróttur með lítilli helgun þýðir orku án tilfinningalegrar tengingar. Mynstrið segir þér hvað er að gerast.

Kulnunarmæling með einu atriði

Rannsókn eftir Dolan o.fl. (2015) staðfesti skimun fyrir kulnun með einu atriði samanborið við allan 22 atriða Maslach kulnunarkvarðann: 83,2% næmi og 87,4% sértæki.

Streituspurningin notar 1-5 skala í stað þess að spyrja „Ertu kulnaður/kulnuð?“ Hátt skor kveikir eftirfylgnispurningar um áhrifaþætti: vinnuálag, skilafresti, skort á skýrleika, truflanir eða gangverki í teymi.

Sálfræðilegt öryggi

Greining Google á 180 teymum leiddi í ljós að sálfræðilegt öryggi var mikilvægasti einstaki þátturinn fyrir frammistöðu. Þessi spurning kemur úr upprunalega 7 atriða kvarða Amy Edmondson og var valin sem vísirinn með hæstu hleðsluna.

„Ef ég geri mistök í teyminu mínu er það ekki notað gegn mér“ tekst beint á við ótta við mistök og refsingu. Aðrar orðanir eins og „Það er óhætt að taka áhættu í þessu teymi“ geta verið tvíræðar í öryggisnæmum iðnaði þar sem „áhætta“ gæti þýtt líkamleg áhætta.

Skýrleiki markmiða vs. skýrleiki hlutverks

Skýrleiki hlutverks (að skilja starfslýsinguna þína) er stöðugur. Skýrleiki markmiða (að vita að hverju á að vinna akkúrat núna) breytist vikulega eða daglega í kviku umhverfi.

„Ég hef skýra forgangsröðun fyrir vinnuna mína þessa vikuna“ fylgist með þessum breytingum. Skortur á skýrleika markmiða leiðir til vinnu án árangurs.

Stuðningur frá skipulagsheildinni

„Ég hef þau úrræði og þann stuðning sem ég þarf til að vinna vinnuna mína á áhrifaríkan hátt“ nær yfir bæði verklegan stuðning (verkfæri, úrræði) og félagslegan og tilfinningalegan stuðning (að finnast maður metinn að verðleikum).

Þessi mælikvarði er næmur fyrir skipulagsbreytingum. Þegar stjórnendur tilkynna um endurskipulagningu eða stefnubreytingar lækkar skor oft áður en starfsmannavelta eykst.

Tíðni

Framkvæmið þetta vikulega. Vinnuþátttaka og sálfræðilegt öryggi eru kvik ástönd sem sveiflast eftir samskiptum í teymi, vinnuálagi og mannlegu öryggi. Árlegar kannanir sýna þér hvað gerðist á síðasta ári. Vikulegar púls-kannanir greina vandamál snemma.

Þátttaka minnkar þegar ekkert breytist eftir endurgjöf, ekki vegna þess að þú spyrð of oft. Lokaðu endurgjafarhringnum hratt: mælingar leiða til sýnilegra breytinga á nokkrum dögum og svörunarhlutfall helst hátt.

Vikulegar púls-kannanir gera lipurð mögulega: greindu vandamál, haltu stutt endurlit, prófaðu litlar íhlutanir.

Túlkun niðurstaðna

Einbeittu þér að breytingum milli vikna, ekki algildum skorum.

Stöðugt teymi: Stöðugt skor upp á 3,5/5 bendir til fyrirsjáanlegs umhverfis. Rými til úrbóta, en engin krísa.

Snögg lækkun: Lækkun úr 4,5 í 3,8 á einni viku bendir til ákveðins atburðar - misheppnaðrar útgáfu, eitraðs fundar eða óstöðugleikavaldandi tilkynningar. Rannsakaðu strax.

Hægfara lækkun: 0,1 stig á viku í fjórar vikur bendir til kerfisbundins vandamáls. Lævís kulnun, minnkandi traust eða vaxandi verkefnaumfang.

Ólík mynstur: Mikil djúpsökun + lítill þróttur = forboði kulnunar. Mikill þróttur + lítil helgun = orka án tilgangs. Mikil helgun + lítil djúpsökun = athyglisbrestur eða of mikið af truflunum.

Íhlutanir

Markviss viðbrögð við algengum mynstrum:

Lítið sálfræðilegt öryggi

Sýndu fordæmi um að vera breyskur: Stjórnendur viðurkenna nýleg mistök sín berum orðum. „Ég gerði mistök í síðustu viku og þetta er það sem ég lærði.“ Þetta lækkar þröskuldinn fyrir aðra til að tjá sig.

Rammaðu mistök inn sem kerfisvanda: Notaðu grunnreglu endurlitsins (Prime Directive) - gerðu ráð fyrir að allir hafi gert sitt besta miðað við þær upplýsingar sem þeir höfðu.

Spyrðu betri spurninga: Í stað „Hefur einhver spurningar?“ spurðu „Hvað erum við að missa af?“ eða „Hver sér áhættu sem við höfum ekki rætt?“

Mikil kulnun / Lítill þróttur

Endurskoðaðu vinnuálag: Farðu yfir takmarkanir á verkum í vinnslu (Work In Progress). Kulnun stafar oft af samhengisskiptum. Forgangsraðaðu fyrir einverkavinnslu.

Auktu sjálfræði: Kulnun er í tengslum við miklar kröfur og litla stjórn. Spurðu hvaða ferli, samþykkisþrep eða fundur hægir á fólki og fjarlægðu það.

Tryggðu endurheimt: Taktu skýrt fram að ekki sé búist við svörum við tölvupóstum eða skilaboðum eftir vinnutíma eða um helgar. Sýndu fordæmi í þessu.

Lítill skýrleiki markmiða

Vikuleg samstilling forgangsröðunar: Breyttu teymisfundum úr stöðuuppfærslum í samstillingu forgangsröðunar. Einbeittu þér að því sem skiptir máli þessa vikuna.

Tengdu við áhrif: Útskýrðu hvers vegna núverandi verkefni stuðla að víðtækari markmiðum skipulagsheildarinnar.

Mikil streita

Skilyrta eftirfylgnin leiðir í ljós áhrifaþætti:

  • Vinnuálag: Farðu yfir takmarkanir á verkum í vinnslu, frestaðu óáríðandi verkefnum
  • Skilafrestir: Metið raunhæfi, semjið um framlengingu
  • Óljósar væntingar: Skýrið forgangsröðun, veitið skriflegar leiðbeiningar
  • Truflanir: Komið á fót einbeitingartímum, takmarkið fundi
  • Skortur á úrræðum: Greinið hvaða verkfæri eða stuðning vantar
  • Ágreiningur í teymi: Auðveldið beinar samræður eða sáttamiðlun
  • Skipulagsbreytingar: Veitið meira samhengi, minnkið óvissu

Ein lítil aðgerð á viku er betri en stórar áætlanir sem aldrei verða að veruleika.

Gerð aðgerðaáætlunar

Farið stuttlega yfir niðurstöður í hverri viku eða á tveggja vikna fresti (15 mínútur).

  1. Deilið gögnunum: „Við erum með háan skýrleika en orkustigið er á niðurleið.“
  2. Biðjið um samhengi: „Hvað olli orkulækkuninni í síðustu viku?“ Leyfið teyminu að túlka.
  3. Ein lítil breyting: Samþykkið eina tilraun fyrir næstu viku:
    • Engir fundir á miðvikudagseftirmiðdögum
    • 48 klst. svarfrestur fyrir óáríðandi skilaboð
    • Vikuleg forgangsröðun í sameiginlegu skjali
    • Varinn einbeitingartími á morgnana

Framkvæmið tilraunina, athugið hvort skor breytist, endurtakið.

Svörunarhlutfall og nafnleynd

70-80% svörunarhlutfall er frábært fyrir vikulegar, valfrjálsar kannanir. Undir 50% gerir svörunarskekkja gögnin óáreiðanleg.

Ef svörunarhlutfall lækkar, gerið hlé á könnuninni og bregðist við fyrri endurgjöf. Fleiri áminningar hjálpa ekki ef fólk trúir ekki að innlegg þeirra skipti máli.

Söfnunarþröskuldur: Birtið aldrei gögn á einstaklingsgrundvelli. Setjið lágmarkið n=5. Ef færri en 5 manns svara, sýnið stjórnendum ekki gögnin. Þetta kemur í veg fyrir að hægt sé að rekja svör til einstaklinga og verndar gegn hefndaraðgerðum.

Hvað þetta er ekki

Þetta er ekki árleg vinnuþátttökukönnun. Þetta er ekki frammistöðumatsverkfæri. Þetta kemur ekki í staðinn fyrir einkasamtöl.

Þetta er hagnýtt skimunarverkfæri sem er fínstillt fyrir hraða og framkvæmanleika. Staðfestu stuttu útgáfurnar ná áreiðanleika sem er sambærilegur við kvarða í fullri lengd.

Til að byrja

  1. Setjið væntingar: Útskýrið hvers vegna þið eruð að framkvæma þetta, hversu oft og hvað þið munið gera við gögnin. Þetta fylgist með heilsu teymisins, ekki frammistöðu einstaklinga.

  2. Framkvæmið fyrstu könnunina: Sendið hana út á föstudagseftirmiðdegi eða mánudagsmorgni. Sama dag, sama tíma í hverri viku.

  3. Deilið niðurstöðum innan 48 klukkustunda: Safnið saman gögnum (lágmark n=5). Deilið með teyminu. Sýnið tölurnar.

  4. Haldið stutt endurlit: 15 mínútur. Spyrjið hvað hafði áhrif á skorið. Samþykkið eina litla breytingu.

  5. Fylgið eftir: Gerið það sem þið sögðust ætla að gera.

  6. Endurtakið vikulega: Gildið kemur frá langtímagögnum, ekki einstökum skyndimyndum.

Rannsóknargrundvöllur

Staðfest sálfræðileg mælitæki:

  • UWES-3: Ofurstutti vinnuþátttökukvarðinn (Schaufeli o.fl.)
  • Kulnunarmæling með einu atriði: Staðfest gegn MBI (Dolan o.fl., 2015; West o.fl., 2012)
  • Sálfræðilegt öryggi: 7 atriða kvarði Edmondson (Verkefni Aristóteles hjá Google)
  • Skýrleiki markmiða: Fræðirit um skipulagshegðun varðandi óskýrleika hlutverka
  • Stuðningur frá skipulagsheildinni: SPOS stutt útgáfa (Eisenberger o.fl.)

Fyrir hverja spurningu er til útgefin staðfestingartölfræði. Eftirfylgni með heilsu teymis virkar þegar hún er hröð, tíð og fylgt eftir með aðgerðum.